Работа отдела бухгалтерии состоит из рутинных задач, которые можно роботизировать. Ручной ввод информации, сверка данных, подготовка отчетов, формирование типовых справок – все эти задачи можно отдать роботам. Доработка 1С или SAP — дорого и долго, а внедрение RPA требует мало времени, мало затрат и быстро окупается. Для внедрения программных роботов не нужно нарушать ИТ-ландшафт.Чтобы роботизация была удобным и недорогим инструментом, RPA-платформа должна поддерживать популярные языки программирования.
Python RPA была создана для Python-разработчиков, так как это самый популярный язык программирования. На рынке труда очень много таких специалистов, поэтому создавать и поддерживать роботов несложно и выгодно.
1. Автоматизация обработки первичной документации
Бухгалтерия ежедневно тратит на обработку первичной документации до 8 часов. Программный робот делает это в 10 раз быстрее и без ошибок.
Как решить эту задачу с помощью программного робота:
- Собирает документы: RPA-бот самостоятельно собирает первичные документы из электронной почты или ЭДО;
- Читает данные: программные роботы самостоятельно извлекают информацию из любых электронных документов: счетов, накладных или банковских выписок и вводят их в заданные поля программы учета;
- Проверяет информацию: программный робот проверяет документы, если находит неверные данные, – сигнализирует бухгалтеру о расхождениях;
- Вводит данные из первички в программу учета.
Для более масштабной роботизации этого процесса можно использовать OCR — оптическое распознавание символов. Так мы исключаем ручной ввод информации из текстового файла. Как это работает:
- Сотрудник сканирует документ и запускает RPA-робота;
- С помощью OCR робот извлекает необходимую информацию и сохраняет значения полей в переменных;
- Робот открывает систему учета и вбивает данные из переменных в заданные поля.
2. Ввод входящих и исходящих платежей из банковских выписок во внутренней системе с помощью RPA и AI
Задача
Ежедневно через бухгалтерию проходит много входящих и исходящих платежей. Сотрудникам приходится вручную извлекать данные из банковских выписок для ввода во внутренние системы (1С,SAP и т.д.).
Как решить эту задачу с помощью программного робота и искусственного интеллекта:
Применить искусственный интеллект для распознавания символов в выписках. Например, робот может обращаться к GPT. По заданным сущностям нейросеть определит текст и/или символы. Затем программный робот внесет данные во внутреннюю систему.
3. Сверка актов с контрагентами с помощью RPA
Автоматизация сверки актов — классическая задача для роботизации. RPA-бот выполняет эту задачу в десятки раз быстрее, чем человек и без ошибок.
Что может делать робот вместо человека:
- Заходить в нужные системы и собирать данные;
- Проверять информацию по сформированному списку;
- Сравнивать данные внутренних система компании с внешними данными;
- Создавать отчеты о несоответствиях;
- Отправлять электронные письма контрагентам со сформированными актами и отчетами.
4. Выставление счетов
Для выставления счетов вручную нужно много времени сотрудников. Менеджер обращается в бухгалтерию, бухгалтер формирует счет. Происходят задержки, и простая задача может растянуться на длительный срок.
Как решить эту задачу с помощью программного робота:
- Менеджер готовит шаблон Word/Excel, вводит только обновляющиеся данные, например, номер договора, дату выставления счета и т.д. и запускает робота;
- Робот заходит в учетную систему, загружает подготовленный шаблон, проверяет правильность внесенных данных, формирует платежи и платежные документы;
- Затем робот отправляет счет на электронный адрес клиента.
5. Отчетность
Что может робот вчесто человека:
- Собирать и обрабатывать данные и формировать отчет;
- Провести мэппинг между системами через интерфейс, например, 1C и SAP без сложной кастомной доработки;
- Напоминать бухгалтеру о сроках подготовки и дате сдачи отчета.